Ba khái niệm này hay bị gọi lẫn lộn, và gọi nhầm dẫn tới làm nhầm loại giấy tờ. Hậu quả thường là phải quay lại làm từ đầu đúng lúc đã sát hạn nộp.
- Ba loại khác nhau về giá trị pháp lý và về nơi làm
- Bản sao trắng gần như không dùng được cho hồ sơ chính thức
- Bản dịch chỉ cần khi giấy tờ không có phiên bản song ngữ
- Làm nhiều bản một lần rẻ hơn làm nhiều lần
Ba loại và việc chúng dùng được
Phân biệt đúng ba loại này là bước đầu tiên, vì mọi thứ sau đó phụ thuộc vào nó.
Khi nào cần bản dịch
Chỉ khi giấy tờ của bạn không có phiên bản bằng ngôn ngữ mà nơi nhận đọc được. Nhiều chứng chỉ ngoại ngữ quốc tế đã in sẵn tiếng Anh nên không cần dịch, và kiểm điều này trước giúp bạn không tốn tiền cho một bản dịch thừa.
Làm nhiều bản một lần
Nếu bạn nộp nhiều nơi thì làm luôn nhiều bản chứng thực trong một lần đi. Chi phí cho bản thứ hai trở đi thường thấp hơn, và quan trọng hơn là bạn không phải quay lại lần nữa vào đúng lúc bận. Con số hợp lý là số nơi bạn định nộp cộng thêm hai.
Sai lầm thường gặp
- Nộp bản sao trắng trong khi nơi nhận yêu cầu bản có chứng thực
- Đi dịch công chứng một chứng chỉ vốn đã có sẵn tiếng Anh
- Làm đúng một bản, rồi phải đi lại khi nộp thêm nơi thứ hai
Câu hỏi thường gặp
Bản chứng thực có thời hạn không?
Bản thân việc chứng thực thường không ghi hạn, nhưng nhiều nơi nhận yêu cầu bản được chứng thực trong một khoảng thời gian gần đây. Kiểm yêu cầu cụ thể trước khi làm.
Chứng thực ở đâu?
Tại các cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định. Mang bản gốc đi đối chiếu là bắt buộc, nên đừng gửi người khác đi nếu bạn không đưa bản gốc.
Hợp pháp hoá lãnh sự là gì?
Là bước xác nhận thêm để giấy tờ được công nhận ở nước ngoài, và không phải hồ sơ nào cũng cần. Kiểm quy định của nước tiếp nhận vì thủ tục này tốn thời gian đáng kể.
Bản điện tử có được chấp nhận không?
Ngày càng nhiều nơi chấp nhận, nhất là khi họ tự tra cứu được kết quả. Nhưng vẫn có nơi đòi bản giấy, nên hỏi trước thay vì giả định.