Email ứng tuyển là thứ đầu tiên nhà tuyển dụng đọc, và nó cũng là bài kiểm tra ngoại ngữ không báo trước. Một email lủng củng làm hồ sơ bị bỏ qua trước khi ai kịp đọc phần kinh nghiệm.
- Email ứng tuyển là bài kiểm tra ngoại ngữ đầu tiên
- Khung bốn phần, tổng độ dài ngắn hơn bạn nghĩ
- Lỗi nặng nhất: dài dòng và không nêu đề nghị rõ
- Đừng dịch nguyên văn email tiếng Việt sang
Khung bốn phần
Bốn phần này đủ cho phần lớn trường hợp, và tổng độ dài chỉ nên khoảng một màn hình điện thoại.
Ba lỗi khiến hồ sơ bị bỏ qua
Viết dài kể lể toàn bộ quá trình học tập, khiến người đọc không tìm được điểm chính. Dịch nguyên văn từ email tiếng Việt nên giọng văn lệch hẳn với thói quen của ngôn ngữ đó. Và không nêu rõ ứng tuyển vị trí nào, buộc người đọc phải đoán.
Ngắn mà vẫn đủ
Chọn đúng hai điểm mạnh liên quan trực tiếp tới yêu cầu trong tin tuyển dụng, nêu cụ thể chứ đừng dùng tính từ. Thay vì viết mình có khả năng làm việc nhóm tốt, hãy viết mình đã phụ trách phần nào trong dự án nào. Cụ thể luôn thuyết phục hơn và cũng ngắn hơn.
Sai lầm thường gặp
- Dịch nguyên văn email tiếng Việt, khiến giọng văn lệch hẳn
- Viết dài kể lể quá trình học tập thay vì nêu hai điểm phù hợp
- Dùng tính từ chung chung thay vì nêu việc cụ thể đã làm
Câu hỏi thường gặp
Email nên dài bao nhiêu?
Khoảng một trăm tới một trăm năm mươi từ. Đủ để nêu hai điểm phù hợp, ngắn đủ để người đọc xem hết trên điện thoại giữa những việc khác.
Có nên nhờ công cụ dịch không?
Dùng để kiểm lại sau khi tự viết thì được. Dịch thẳng từ bản tiếng Việt thì thường ra một email đúng ngữ pháp mà giọng văn không giống email công việc bằng ngôn ngữ đó.
Nên xưng hô thế nào khi không biết tên người nhận?
Dùng cách xưng hô trang trọng chung của ngôn ngữ đó. Nếu tin tuyển dụng có tên người phụ trách thì dùng tên, cách đó luôn tốt hơn.
Có cần viết thư xin việc riêng ngoài email không?
Tuỳ yêu cầu trong tin tuyển dụng. Nếu họ không yêu cầu thì email chính là thư xin việc, và viết một cái tốt còn hơn gửi hai văn bản trùng nội dung.